1. Bắt đầu bằng một mặt hàng, hai LOT
Giả sử khoa có hóa chất R-DEMO với đơn vị quản lý thống nhất là hộp. Hai lô dưới đây đều đã được kiểm tra tiếp nhận, đủ điều kiện sử dụng và chưa bị cách ly trong tình huống.
| Mặt hàng | LOT | Hạn dùng | Tồn đầu |
|---|---|---|---|
| R-DEMO | A | 30/11/2026 | 12 hộp |
| R-DEMO | B | 31/03/2027 | 8 hộp |
| Tổng | 20 hộp | ||
Nếu chỉ ghi “R-DEMO: 20”, người nhận bàn giao chưa biết lô nào gần hết hạn hay lô nào đã được xuất. Bộ thông tin tối thiểu của ví dụ gồm mã/tên hàng, quy cách, đơn vị, LOT, hạn dùng, vị trí, trạng thái sử dụng và chứng từ liên quan. Mỗi cơ sở xác định biểu mẫu và người chịu trách nhiệm của mình.
2. Ghi biến động trước khi tính tổng
Ngày 18/10 nhập thêm 6 hộp LOT A. Ngày 19/10 xuất dùng 5 hộp LOT A. Bảng dưới giữ riêng từng biến động để người khác có thể tính lại.
| Ngày | Chứng từ | Biến động | Tồn A | Tồn B | Tổng sổ |
|---|---|---|---|---|---|
| 17/10/2026 | Đầu kỳ | — | 12 | 8 | 20 |
| 18/10/2026 | NH-DEMO-01 | Nhập A: +6 | 18 | 8 | 26 |
| 19/10/2026 | X-DEMO-01 | Xuất A: −5 | 13 | 8 | 21 |
Tự đối chiếu: LOT A là 12 + 6 − 5 = 13 hộp; LOT B vẫn 8 hộp. Tổng sổ là 21 hộp. Không cộng “hộp” với “chai” nếu chưa có quy đổi được xác nhận. Một dòng xuất cần chỉ rõ lô, số lượng, nơi nhận và dấu vết người thực hiện theo quy trình.
3. Kiểm kê thấy 20 hộp: sai ở đâu?
Ngày 20/10, đếm thực tế được LOT A: 12 hộp, LOT B: 8 hộp. Tổng thực tế 20 hộp thấp hơn tổng sổ 21 hộp. Quan trọng hơn, chênh lệch đã xác định ở LOT A: 12 − 13 = −1 hộp; LOT B không lệch.
Nên sửa thẳng tồn sổ thành 20 không?
Không sửa mất dấu vết chỉ để hai số khớp nhau. Trước tiên ghi nhận chênh lệch, đếm/đối chiếu lại theo quy trình, kiểm tra chứng từ và đơn vị tính. Sau khi có kết luận và phê duyệt phù hợp mới ghi điều chỉnh, kèm lý do và liên kết hồ sơ. Không có dữ kiện để kết luận ngay là mất hàng hay lỗi người nào.
Trong ví dụ, một phiếu xuất đã thực hiện nhưng chưa ghi sổ có thể là giả thuyết cần kiểm tra; cũng có thể là đếm nhầm hoặc xếp sai vị trí. Giả thuyết chưa được xác minh không được viết thành nguyên nhân đã kết luận. Bàn giao cần thể hiện chênh lệch còn mở và người theo dõi, thay vì chỉ chuyển một con số tổng.
4. Chọn lô gần hết hạn có điều kiện
Với dữ kiện cả hai lô đều đủ điều kiện, LOT A có hạn sớm hơn nên được cân nhắc xuất trước theo nguyên tắc FEFO và quy trình của đơn vị. “Hết hạn trước, xuất trước” không cho phép dùng lô hết hạn, bị cách ly, bảo quản không phù hợp hay không tương thích với mục đích sử dụng.
Hạn ghi trên bao bì và độ ổn định sau mở/hoàn nguyên là các thông tin cần phân biệt theo hướng dẫn nhà sản xuất. Bài này không đặt thời gian ổn định chung. Khi chuyển sang đơn vị sử dụng, vẫn cần theo dõi điều kiện thực tế chứ không coi đã xuất kho là kết thúc trách nhiệm về thông tin.
5. Số hóa phần nào, vẫn cần kiểm soát phần nào?
WHO LQSI mô tả việc tổ chức danh mục tồn kho và cập nhật hồ sơ khi tiếp nhận vật tư [1–2]. Với ví dụ trên, dữ liệu có cấu trúc giúp truy lại nhập–xuất theo lô và so sánh kiểm kê. Phần mềm không tự sửa được một LOT nhập sai, một phiếu xuất bị bỏ quên hay một quy đổi chưa được thống nhất.
Phân hệ kho đang được giới thiệu của LabKXN hỗ trợ theo dõi nhập, xuất, tồn theo lô và hạn dùng, cùng kiểm kê và báo cáo kho. Khi xem demo, nên đưa chính một ví dụ có hai lô và chênh lệch kiểm kê để trao đổi cách tổ chức công việc. Không mặc định mọi checklist trong bài là tính năng tự động của phần mềm.
Nguồn tham khảo
- WHO LQSI — Inventory Register: tham khảo việc tổ chức danh mục tồn kho.
- WHO LQSI — Acceptance tests upon delivery of new supplies: tham khảo kiểm tra tiếp nhận và cập nhật hồ sơ vật tư.
Đối chiếu nguồn ngày 17/10/2026. Sổ, con số và cách diễn giải ví dụ do QLKXN biên soạn. Bài viết không tuyên bố chứng nhận hay tuân thủ một tiêu chuẩn của phần mềm.